Demoras y Retenciones en el Transporte Marítimo: Reduzca los gastos con visibilidad

¿Qué son los gastos de demora y detención? Así funcionan.

El mundo de las tasas y las multas costosas no se limita a las multas de aparcamiento.

El sector del flete marítimo, en el que cargadores, intermediarios y transportistas trabajan codo con codo para transportar más del 80% de los bienes de consumo del mundo, está inundado de tasas de sobrestadía y detención.

¿Qué son los gastos de demora y detención?

Demora: Se refiere al tiempo en que el contenedor o buque sufre un retraso por parte del fletador y está fuera del tiempo libre permitido (el tiempo permitido para cargar y descargar la carga). Un contenedor con cargos por demora puede estar en el puerto/terminal esperando a que el consignatario lo recoja, o también puede ser un contenedor lleno en el puerto esperando a ser exportado, pero el contenedor no puede ser embarcado debido a un problema no relacionado con el transportista (papeleo, etc.).

Detención: (también tarifa por día) ocurre cuando un contenedor es retenido por el consignatario fuera del puerto/terminal más allá del tiempo libre permitido.

Tiempo libre permitido: Para enviar mercancías a través de nuestros océanos, los contenedores son utilizados y alquilados por los cargadores. Estos contenedores tienen tiempos asignados o libres, lo que significa que los cargadores tienen una cantidad limitada de tiempo de arrendamiento con el contenedor para ejecutar su transporte de carga interior.

Diferencias entre sobrestadía y detención

A menudo se confunden los gastos de demora y los gastos de detención.

La principal diferencia dependerá totalmente de la ubicación del contenedor cuando se supere el tiempo libre del contenedor.

Las tasas por demora se devengan cuando el contenedor está generalmente inmovilizado en un puerto, mientras que las tasas por detención están sujetas cuando el contenedor se encuentra en transporte en cualquier otro lugar.

Retos asociados al transporte de contenedores y mercancías por vía marítima

Precios volátiles

Los envíos marítimos internacionales se encarecieron mucho durante la pandemia, y los transportistas vieron cómo el transporte desde China a la costa oeste de Estados Unidos se disparaba hasta los 20.000 dólares por un contenedor de 12 metros.

Aunque las tarifas de transporte han vuelto básicamente a los niveles anteriores a la pandemia, los transportistas tienen la oportunidad de reducir aún más sus costes gestionando los costes añadidos o adicionales que se producen en el transporte marítimo.

Uno de los sobrecostes más frecuentes son los gastos de sobrestadía y detención derivados de los costes de almacenamiento de la carga que permanece demasiado tiempo en el puerto de descarga o de la que no ha regresado al depósito.

Estas tasas pueden añadir fácilmente un 50% al coste de envío del contenedor por sólo unos días de demora. Y con los volúmenes de contenedores en el mercado mundial, estas tasas se acumulan rápidamente e inevitablemente se repercuten en la cadena de suministro hasta llegar a los consumidores finales.

Debido al aumento de estas tasas durante la pandemia, la Comisión Marítima Federal inició un estudio de investigación en el que recopiló datos de nueve transportistas y descubrió que esos 9 transportistas han recaudado alrededor de 12.900 millones de dólares en tasas de detención y sobrestadía entre abril de 2020 y marzo de 2023.(https://www.fmc.gov/detention-and-demurrage/)

Horarios de navegación/Poca comunicación

Otro factor importante que repercutirá en los costes y tasas añadidos en 2023 son los horarios irregulares de navegación y, en ocasiones, la mala comunicación entre los transportistas marítimos, los transitarios, los cargadores y los operadores de transporte por camión o barco.

Es posible que los cargadores no dispongan de tiempo suficiente para planificar una recogida sin saber cuándo estará disponible el contenedor, teniendo que coordinar con el puerto/terminal, así como con su propio almacén, las horas de funcionamiento para mover los contenedores de forma eficiente.

Sin visibilidad, los transportistas se encuentran con cargos costosos y con datos y conocimientos deficientes que resultan de una planificación ineficaz.

Falta de visibilidad

Sin visibilidad en tiempo real de la ubicación y el estado de la carga marítima, las navieras se enfrentan a un mayor riesgo de retrasos e interrupciones en toda la cadena de suministro.

Los retrasos pueden producirse en varias etapas, desde la carga y descarga en los puertos hasta el despacho de aduanas y el transporte interior. Estas incertidumbres pueden tener un efecto dominó en las operaciones posteriores, afectando a los calendarios de producción, la gestión de inventarios y los compromisos con los clientes.

Además, la incapacidad de predecir con exactitud la hora estimada de llegada (ETA) puede dar lugar a una asignación ineficiente de los recursos y a un aumento de los costes, ya que las empresas a menudo recurren a envíos urgentes o a un exceso de existencias de seguridad para mitigar los riesgos asociados a la escasa visibilidad.

La falta de visibilidad también puede dificultar la toma de decisiones eficaz. En ausencia de datos en tiempo real, los responsables de la cadena de suministro y las partes interesadas pueden tener dificultades para tomar decisiones informadas sobre la optimización de rutas, la asignación de almacenes y la asignación de recursos. Esto puede dar lugar a decisiones subóptimas que no sólo afectan a la eficiencia operativa, sino que también erosionan la rentabilidad.

El impacto de la sobreestadía y la detención en su negocio

Para mayor complejidad, la cantidad de tiempo libre de los contenedores no será la misma en todos los puertos ni con las distintas compañías navieras.

Para gestionar y reducir eficazmente estos gastos, los cargadores deben conocer el tiempo libre de cada contenedor (último día libre) para que los planificadores puedan priorizar el traslado de contenedores en función de los requisitos de servicio al cliente, así como para reducir los gastos de detención y sobrestadía.

Los gastos de demora y detención suelen ser gastos sorpresa y difíciles de planificar en su presupuesto. Todo lo que no esté presupuestado, independientemente de su importe, llamará la atención de la dirección y, por tanto, es otra razón para minimizar esos gastos añadidos.

Con una mejor previsión y visibilidad, junto con una comunicación proactiva con clientes y socios, todas las partes pueden estar al tanto del estado de los contenedores. Esto contribuirá a establecer los plazos y los pasos a seguir en el trayecto de los envíos y, en última instancia, reducirá el tiempo que los contenedores permanecen parados.

En el caso de que se produzca un retraso con un contenedor, ser capaz de comunicar con antelación el retraso y proporcionar un nuevo tiempo estimado de llegada seguro contribuirá en gran medida a mejorar la relación con el cliente, todo ello simplemente permitiéndoles ajustar sus operaciones en función de la nueva información.

¿Cuánto cuestan las tasas de demora y detención?

Los gastos de sobrestadía pueden variar mucho en función de varios factores, como el tipo de carga, el puerto, la naviera y las condiciones del contrato.

Sin embargo, los cargadores pueden esperar que los gastos de sobrestadía oscilen entre 50 y 300 dólares diarios durante el largo periodo de tiempo libre por contenedor.

Las tasas de detención le costarán como mínimo 25 dólares y hasta 100 dólares por cada día extra que exceda el tiempo libre asignado.

¿Cómo evitar las tasas de demora y detención?

Existen muchas estrategias para reducir los gastos de detención y sobrestadía.

Negociación: La estrategia más sencilla para evitar las tasas es negociar más tiempo libre con los transportistas, pero puede resultar difícil, sobre todo si no envías un gran volumen. Además, la congestión de los puertos aún no se ha resuelto por sí sola, lo que hace que las navieras reduzcan el tiempo libre de los contenedores.

Despacho: Los cargadores deben tratar de despachar la carga de manera oportuna y temprana, así como pasar la información de envío sobre la disponibilidad del contenedor a través de la red de partes interesadas tan pronto como esté disponible y volver a compartirla con cualquier cambio.

Despacho de aduanas: Otra buena práctica consiste en obtener el despacho de aduanas antes de que el contenedor llegue al puerto. Toda la documentación debe estar accesible y los derechos pagados por adelantado. Un retraso muy común que da lugar a gastos de demora es no tener la documentación completa para la aduana o, en algunos casos, la documentación puede incluso «perderse». Esto hace que el contenedor permanezca en la terminal, consumiendo tiempo libre mientras se resuelve la documentación.

Comunicación: Los mejores cargadores mundiales se comunican con sus transportistas terrestres con suficiente antelación sobre la llegada y el despacho de sus envíos. Esto ayuda a mejorar la eficiencia y el flujo de los envíos. También es una buena idea contar con un plan de reserva para los transportistas en caso de que surjan problemas con el proveedor principal de transporte terrestre.

Plataformas de visibilidad en tiempo real: Para automatizar la comunicación y supervisar los contenedores de riesgo, las empresas utilizan plataformas de visibilidad en tiempo real que permiten a los cargadores y proveedores logísticos hacer un seguimiento de los envíos y contenedores en tiempo real. Esto significa que pueden supervisar la ubicación exacta y el estado de las mercancías a lo largo de su viaje, y recibir alertas si se produce una interrupción o retraso, reduciendo así el riesgo que puede dar lugar a cargos por sobrestadía y detención.

Consejo profesional: Si se encuentra con cargos por demora y detención que considera incorrectos, debería poder impugnarlos a través de la política de resolución de disputas del transportista. Disponer de datos visibles en tiempo real sobre los movimientos y el estado del contenedor le ayudará a documentar su caso ante el transportista y a eliminar los cargos erróneos de su factura.

Utilizar la tecnología para combatir las tasas relacionadas con el océano

La mejor manera de minimizar los gastos de sobrestadía y detención es prepararse con tiempo.

La incorporación de la potencia y la precisión de una plataforma de visibilidad en tiempo real cambia por completo el panorama del seguimiento de los contenedores y la carga marítima.

Al conocer el estado y la ubicación de la carga en la red, las empresas de transporte y sus equipos pueden difundir fácilmente la información a las partes interesadas. Entre ellas se encuentran los centros de envío y recepción, las plantas de fabricación, los proveedores de transporte terrestre y los clientes finales.

Las plataformas de visibilidad marítima suelen incorporar análisis predictivos, analizando los datos históricos y las condiciones actuales para proporcionar tiempos estimados de llegada de los envíos.

Las plataformas de visibilidad en tiempo real también proporcionarán alertas cuando los envíos se acerquen a su hora libre en puertos o instalaciones. Esta alerta temprana permite a los equipos logísticos tomar medidas proactivas, como reprogramar citas, volver a priorizar el transporte y la descarga para evitar penalizaciones.

En Descartes MacroPoint, nuestra plataforma de visibilidad oceánica utiliza un completo conjunto de datos de más de 80 transportistas, más de 400 transitarios, más de 500 puertos/terminales, los principales cargadores conjuntos y el Servicio de Aduanas y Protección de Fronteras de Estados Unidos para comprender mejor cuándo estarán disponibles los contenedores para su recogida. Esto ayuda a mejorar la planificación y la coordinación, reduciendo la probabilidad de que la carga quede inactiva e incurra en penalizaciones.

Disponer de la información adecuada permite a los responsables de la cadena de suministro tomar las medidas oportunas basándose en información en tiempo real y previsiones de tiempo estimado de llegada.

Tendencias e innovaciones futuras en el transporte marítimo de mercancías

Intercambio de datos y colaboración: Los sistemas de visibilidad en tiempo real suelen facilitar el intercambio de datos y la colaboración entre las distintas partes interesadas de la cadena de suministro, incluidos cargadores, transportistas y operadores portuarios. Esta coordinación ayuda a garantizar una manipulación más fluida de la carga y reduce los retrasos innecesarios.

Supervisión del rendimiento: Estos sistemas pueden hacer un seguimiento del rendimiento de los transportistas y proveedores de servicios. Al supervisar los niveles de servicio y el cumplimiento de los plazos, los responsables de logística pueden elegir socios fiables con menos probabilidades de provocar retrasos que den lugar a penalizaciones.

Guía del comprador

Qué buscar en una plataforma de visibilidad oceánica

Lea la Guía del comprador

Reflexiones finales

En resumen, la visibilidad del transporte en tiempo real en forma de seguimiento de contenedores es una valiosa herramienta para reducir las penalizaciones por demora y detención, ya que proporciona un mayor control, transparencia y capacidad de toma de decisiones proactiva en la cadena de suministro.

La implantación de estos sistemas y procesos permite ahorrar costes y mejorar la eficacia de las operaciones a largo plazo.

En concreto, Descartes MacroPoint Ocean Visibility se basa en la arquitectura más reciente que utiliza Descartes MacroPoint y Descartes Global Logistics Network™ (Descartes GLN™). Las capacidades de integración y automatización de la plataforma Ocean Visibility de Descartes MacroPoint van de la mano para ofrecer información y eficiencia a todo tipo de empresas con envíos de contenedores marítimos.

Los datos se integran con las plataformas TMS de Descartes, Dock Appointment Scheduling y otras plataformas de terceros a través de EDI, interfaces de programación de aplicaciones (API) u otros protocolos de transferencia de datos.

Aunque existen varias soluciones de visibilidad en el mercado, hay una gran diferencia entre tener simplemente una solución con capacidad de visibilidad completa, frente a una solución que haya demostrado la capacidad de conectar a miles de empresas y que capture los datos necesarios para permitir una verdadera visibilidad en tiempo real de la ubicación y el estado de la carga a nivel mundial.

Utilizar una solución como Ocean Visibility de Descartes MacroPoint, que es fácil de usar, ya está integrada con sus socios de la cadena de suministro y cuenta con funciones automatizadas, es una forma segura de reducir los gastos de sobrestadía y detención y de agilizar sus operaciones globales.

Hable hoy mismo con nuestro equipo para saber cómo puede reducir las tasas oceánicas en su operación.